På föreningsstämman i en samfällighetsförening samlas medlemmarna och fattar de viktigaste besluten. Det är viktigt att stämman går rätt till. Detta går jag igenom i videon. Där finns också presentationstexter i bild.
Samma text finns också nedanför videon. I del 2 kommer fortsättningen.
Föreningsstämman är det högsta beslutande organet
• Tre organ
– Föreningsstämman
– Det heter föreningsstämma – inte årsmöte
– Styrelsen
– Revisionen
• Plats för föreningsstämman
– Föreningsstämman får hållas digitalt om extraordinära omständigheter kräver det
– Oavsett vad som står i stadgarna
– Fysisk stämma i lämplig lokal
—Normalt på den ort där styrelsen enligt samfällighetsregistret har sitt säte
Kallelse till föreningsstämma
• Ordinarie föreningsstämma inom viss tid efter räkenskapsperiodens slut
– Månaden (eller tidsfristen) ska finnas i stadgarna
– Styrelsen ska kalla
– Annars kan en medlem vända sig till länsstyrelsen som kallar till stämma
• Extra föreningsstämma
– Ska hållas om minst en femtedel av samtliga röstberättigade medlemmar begär det hos
styrelsen
– I begäran ska ärendena som ska behandlas anges
– Styrelse ska kalla inom en vecka
– Annars kan en medlem vända sig till länsstyrelsen som kallar till stämma
– Extra föreningsstämman ska hållas snarast efter kallelsen
Kallelsens utformning
• Tidpunkt
– Helst kvällstid så att så många som möjligt kan vara med
• Plats
– Där delägarfastigheterna finns
• Speciell situation när delägarfastigheterna är fritidshus
– Lämpligen under säsong då medlemmarna kan förväntas finnas i sina fastigheter
• Ärenden som man ska fatta beslut om ska finnas med i kallelsen
– Förslag till dagordning kan vara en bilaga till kallelsen
– Enbart sådant som finns med i kallelsen får stämman ta beslut om
– Dumt att ha en punkt ”övriga ärenden”
– Bättre med ”diskussionspunkt” eller ”informations- och frågestund”
Hur kallelsen ska göras
• Per brev
– Enkelt att lägga i brevlådan för permanentboende
– Annars postas breven
• Per e-post
– Godkännande från varje medlem som vill ha det så
– Dessa medlemmar ansvarar för att deras e-postadresser hålls aktuella
• Anslagstavla
– Anslagstavla innebär inte ”skriftligt”
• Alla ärenden ska vara med i kallelsen
– Man får endast ta beslut i ärenden som funnits med i kallelsen
• Kallelse lämpligen 2 – 4 veckor innan stämman
• Motsvarande bestämmelser för andra meddelanden
Föreningsstämmans inledning
• Någon måste öppna föreningsstämman
– Vanligen styrelsens ordförande
• Val av ordförande vid stämman
– Behöver inte vara någon medlem
• Ordföranden på stämman meddelar sitt val av sekreterare
– Alt föreningsstämman väljer sekreterare
– Bra att ha bestämmelser om detta i stadgarna
• Stämman väljer en eller två justerare, tillika rösträknare
Dagordning vid ordinarie föreningsstämma
Vid ordinarie stämma ska följande ärenden behandlas:
1. val av ordförande vid stämman och stämmoordförandens val av protokollförare
2. upprättande och godkännande av röstlängd
3. val av en eller två justerare, tillika rösträknare
4. prövande av om stämman blivit behörigen sammankallad
5. godkännande av dagordning
6. framläggande av styrelsens och revisorernas berättelser
7. beslut om ansvarsfrihet åt styrelseledamöterna
8. framställningar från styrelsen och motioner från medlemmarna
9. fråga om arvoden till styrelseledamöterna och revisorerna
10.styrelsens förslag till utgifts- och inkomststat samt debiteringslängd
11.val av styrelse, styrelseordförande och suppleanter
12.val av revisorer och revisorssuppleanter
13.val av valberedning
14.informations- och frågestund
15.meddelande av plats där protokollet från stämman hålls tillgängligt.
Vid extra stämma ska ärendena under punkt 1, 2, 3, 4, 8 och 15 behandlas.
Hej Björn!
Några ytterligare frågor:
I föreningens stadgar står det: Styrelsen skall årligen till ordinarie stämma avge förvaltningsberättelse över föreningens verksamhet och ekonomi.
1) Vad anser du att styrelsen skall redovisa när det gäller ekonomin?
Är följande tolkning rätt för en samfällighetsförening:
En ekonomisk berättelse är precis som verksamhetsberättelsen ett dokument som berättar om hur föreningens ekonomi varit under senaste året. Ekonomiberättelsen ska innehålla en resultaträkning och en balansräkning.
Om ovanstående tolkning inte gäller vad säger du om följande förslag:
2) För att få en bättre redovisning av ekonomin kan det vara ett alternativ att jag till nästa årsstämma skriver en motion där jag yrkar på att styrelsen redovisar en resultat- och balansräkning till varje ordinarie föreningsstämma?
(Då blir det ju föreningsstämman som får ta ett beslut om de anser att det behövs eller inte behövs redovisas någon resultat- och balansräkning.)
3) Är det bästa alternativet att jag skriver en motion till årsstämman och yrkar på att stadgarna ändras så att det i ekonomiberättelsen skall ingå en resultaträkning och en balansräkning?
Tacksam för svar.
Mvh Lennart
Hej Lennart! Det finns till och med samfällighetsföreningar som i stadgarna föreskriver att föreningen ska göra årsbokslut, och då ingår ju resultat- och balansräkning i den. Men man kan förstås också stadga om åtminstone en resultaträkning och en balansräkning. Mvh Björn
Hej Björn!
Eftersom det i samfällighetsföreningen stadgar står att styrelsen skall årligen till ordinarie stämman avge förvaltningsberättelse över föreningens verksamhet och ekonomi så undrar jag:
Vad skall ingå i en förvaltningsberättelse över föreningens ekonomi om det inte ingår en resultat- och balansräkning?
Med vänlig hälsning Lennart
Hej Lennart! Inte i någon lag finns det bestämmelser om hur en förvaltningsberättelse ska se ut och vad den ska innehålla. Lagen (1973:1150) om förvaltning av samfälligheter innehåller inga specifika krav på utformning. Däremot sägs i 48 § att: “Styrelsen skall för varje räkenskapsår avge berättelse över sin förvaltning”. Detta är det som i praktiken motsvarar en förvaltningsberättelse – men det finns inga detaljkrav på dess innehåll. Däremot kan man förstås i stadgarna reglera detta. Mvh Björn
1) Vad blir följden av att ingen röstlängd upprättas eller att inte ens en närvarolista eller antalet närvarande medlemmar redovisa i stämmoprotokollet?
2)Vid föreningsstämma med den förening jag är med i fanns det i ingen resultat- eller balansräkning med i kallelsen till stämman. Ej heller någon utgifts- och debiteringslängd.
I stället för en resultaträkning var det en budgetuppställning med budgeterad kostnad, resultat och utslag.
I stället för balansräkning var det en kontosammanfattning som visade ingående och utgående balans för tillgångar och skulder.
I stämmoprotokollet från föreningsstämman fanns det under punkten “Ekonomisk rapport” bara en budget och en debiteringslängd för år 2025. Det fanns ingen resultat- eller balansräkning.
Revisorerna skriver i sin revisionsberättelse att de tillstyrker att föreningsstämman fastställer resultaträkningen och balansräkningen och beviljar styrelsens ledamöter ansvarsfrihet för räkenskapsåret.
I stämmoprotokollet finns inget beslut om att stämman fastställer resultat- och balansräkningen.
Min kommentar är att det inte kan vara korrekt att få ett stämmoprotokoll där det det inte finns med en resultat- och balansräkning. Vad gör man?
Om det underlättar för dig att svara så kan jag mejla årsstämmoprotokollet till dig.
Med vänlig hälsning Lennart
Hej Lennart! Det här ser inte bra ut. Men någon röstlängd behöver bara upprättas om det görs votering, inte om beslut tas med acklamation. För att resultat- och balansräkningen sa kunna fastställas måste den finnas tillgänglig för medlemmarna senast under stämman. Som underlag för debiteringslängden måste stämman godkänna utgifts- och inkomststaten, som måste föreligga på stämmen. I protokollet ska resultat- och balansräkningen finnas med. Den viktiga frågan är vad man ska göra. Först och främst bör en försumlig styrelse bytas ut, men då krävs att du får med dig en majoritet av medlemmarna. Att klandra föreningsstämmans beslut vid Mark- och miljödomstolen så att stämman måste tas om är en annan väg, men om du förlorar målet kan du behöva betala höga rättegångskostnader. Ett tredje alternativ är att du lägger ner din irritation och ägnar dig åt annat. Mvh Björn
Hej Björn!
Tack för svar.
Fråga 1) Behöver man i protokollet inte ens ange hur många eller vilka som var närvarande på årsstämman?
Fråga 2) Kan det vara ett alternativ till nästa årsstämma att jag skriver en motion där jag yrkar på att styrelsen redovisar en resultat- och balansräkning till varje föreningsstämma?
Då blir det ju föreningsstämman som får ta ett beslut om de anser att det behövs eller inte behövs redovisas någon resultat- och balansräkning.
Fråga 3) Den nuvarande styrelsen som tillträdde 2024 hänvisar till din bok ”Samfälligheter” sidan 123 och anser att föreningen inte behöver uppge något årsbokslut utan kallar sin årssammanställning för ”Ekonomisk rapport”.
Rapporten som redovisas innehåller ingen resultaträkning eller balansräkning. Utan endast ett förslag till budget för år 2025. Vad anser du skall ingå i en ekonomisk rapport?
(Så här stod det i protokollet från föreningsstämman 2025 under punkt 8:
8) Ekonomisk rapport
”Den ekonomiska rapporten redovisas och förklaras på mötet och finns att tillgå på samfällighetens hemsida i dokumentet “Bilagor till protokoll, årsmöte 2025”.
Stämman beslutar
att starta en fond för grönområden 2025 och att överskott första året blir en startssumma för detta ändamål, förutsatt att summan är på en rimlig nivå. Styrelsen redovisar därmed utfallet på stämman 2026 för fastställande.”
Jag har hittat följande definition på Internet:
Definition av Ekonomisk rapport:
a) En ekonomisk rapport är ett dokument som presenterar det ekonomiska läget i en organisation eller företag. Det ger information om in- och utbetalningar, nettoförmögenheten, likvida medel, skuldsättning och andra aspekter av den ekonomiska verksamheten.
b) En balansräkning är en ekonomisk rapport som visar ett företags tillgångar, eget kapital och skulder vid en viss tidpunkt, oftast i samband med bokslut.
En annan märklig sak var att de två valda revisorerna skrev följande i sin revisionsberättelse:
”Enligt vår uppfattning har årsbokslutet i allt väsentligt upprättats i enlighet med bokföringslagen och ger en i alla väsentliga avseende rättvisande bild av föreningens finansiella ställning per den 31 december 2024.
Vi tillstyrker därför att föreningsstämman fastställer resultaträkningen och balansräkningen för föreningen och beviljar styrelsens ledamöter ansvarsfrihet för räkenskapsåret.”
Hur revisorerna kunde uttala sig om resultaträkningen och balansräkningen när styrelsen (kassören) inte hade upprättat dessa två dokument är för mig en gåta.
Jag önskar dig en GLAD PÅSK
Med vänlig hälsning/Lennart
Sekreterare i förening från starten 1972 till 2016.
Hej Lennart! Eftersom föreningsstämman är belutför oavsett antal närvarande är det inte nödvändigt att ange antalet närvarande, utan endast vid omröstning som inte görs med acklamation.
Styrelsen ska framlägga en ekonomisk rapport av något slag på stämman. I och med att samfällighetsföreningen inte är bokföringsskyldig enligt bokföringslagen behöver det inte nödvändigtvis vara i form av en resultat- och balansräkning. Informationen i punkt a) är korrekt, information enligt punkt b) behöver inte lämnas.
Revisorerna skriver om årsbokslut, vilket är fel eftersom föreningen inte har gjort något sådant. Och jag håller med om att revisorerna inte bör kunna ha granskat något som inte funnits. Men många revisorer använder okritiskt en mall för texten. Mvh Björn