Som ordförande i en ideell förening finns det mycket att hålla reda på. Här är några tips angående suppleanterna i styrelsen.

Bestämmelser i stadgarna

En ideell förening har normalt en styrelse, och stadgarna brukar beskriva följande:

• Styrelsens sammansättning: Exempelvis tre eller fem ledamöter samt två suppleanter.
• Val av styrelse: Normalt utses styrelsen vid föreningsstämman (årsmötet).
• Beslutförhet: Styrelsen är normalt beslutför när mer än hälften av ledamöterna är närvarande.

Styrelsens ordförande

En av styrelseledamöterna är ordförande. Ordföranden ansvarar för att kalla till styrelsemöten och bör välja en tid då flest kan delta, exempelvis en vardagskväll, men inte alltför sent.

Kallelse till styrelsemöte

Det rekommenderas att kallelsen till styrelsesammanträdet skickas i god tid, så att ledamöterna hinner förbereda sig. Minst en vecka före mötet är en bra regel. Ett veckoslut kan vara bra för ledamöterna att ha på sig under tiden till mötet, för att kunna läsa in sig på eventuella dokument som ska behandlas.
Kallelsen kan göras informellt via telefon, sms eller e-post om det inte står något annat i stadgarna.

Bekräftelse på närvaro

Ordföranden bör be ledamöterna bekräfta sin närvaro inför mötet. Detta för att kunna bedöma om styrelsen kommer att vara beslutför. Om det saknas ledamöter ska en eller flera suppleanter kallas in. Om inte stadgarna anger något annat, är det ordföranden som beslutar vilka suppleanter som ska kallas.

Suppleanter på styrelsemöten

I en del ideella föreningar är det rutin att kalla alla suppleanter till varje möte. Väl på plats avgör ordföranden om de ska träda in i frånvarande ledamöters ställe. Om det är tillräckligt med ledamöter närvarande för att man ska vara beslutför, kan ordföranden besluta att suppleanterna bara ska delta som observatörer utan rösträtt. Om det fattas endast en person, är det ordföranden som beslutar vilken av de närvarande suppleanterna som ska tjänstgöra i den frånvarande ledamotens ställe.

Exempel:

Vi antar att styrelsen har fem ledamöter och två suppleanter. Samtliga kallas till sammanträdet. Där visar det sig att tre ledamöter och två suppleanter är närvarande. Eftersom styrelsen enligt stadgarna är beslutför med fler än hälften av hela antalet ledamöter närvarande kan ordföranden besluta att ingen av suppleanterna ska inträda. De kan ändå närvara, men då utan rösträtt.

Ordföranden kan också välja att låta båda suppleanterna inträda i de två frånvarande ledamöternas ställe, så att mötet blir fulltaligt. Eller bara en av suppleanterna, ett alternativ som kanske kommer att leda till osämja.

Besvärliga suppleanter

I vissa fall kan suppleanter skapa problem. Om mötet ändå bedöms vara beslutfört utan deras närvaro, kan ordföranden välja att inte kalla dem. Suppleanter har ingen absolut rätt att delta i möten, såvida det inte anges i stadgarna, och har, på samma sätt som andra medlemmar, inte rätt att läsa styrelseprotokoll – det är endast revisorerna som har den rätten.

Kanske avstå från suppleanter

Det finns ideella föreningar som för enkelhets skull avstår från att över huvud taget ha suppleanter, vilket i så fall ska framgå av stadgarna, som bara ska säga hur många ledamöter man ska ha. I stället för att exempelvis ha fem ledamöter och två suppleanter kan man ha sju ledamöter. Då kan tre ledamöter vara frånvarande och styrelsen är ändå beslutför.

Då slipper man problemet med att avgöra hur en suppleant ska kallas och fungera.

Observera att det inte heter ”ordinarie ledamot” utan endast ”ledamot”. Det finns ju inga icke-ordinarie ledamöter.