Många samfällighetsföreningar använder BAS-kontoplanen för sin redovisning, trots att den enligt min mening inte alls passar för detta. Frågan är då vad man ska ha istället.
Jag får ofta frågan vilken kontoplan som är lämplig för en samfällighetsförening som förvaltar en gemensamhetsanläggning, till exempel en garagelänga. Vid första anblicken känns svaret enkelt:
BAS-kontoplanen. Men riktigt så enkelt är det inte.
BAS-kontoplanen – bakgrund och ägandeform
BAS-kontoplanen har inte tagits fram av någon myndighet, utan av den ideella föreningen BAS-intressenternas Förening, som genom sitt dotterbolag BAS-kontogruppen i Stockholm underhåller och vidareutvecklar kontoplanen. Finansieringen sker genom medlemsavgifter och försäljning av litteratur och programstöd.
Själva kontoplanen är fri att använda och anpassa, vilket förklarar att den finns i en mängd branschanpassade versioner –från lantbruk till advokatverksamhet.
BAS är gjord för företag
I grunden är BAS-kontoplanen utformad för verksamheter som omfattas av bokföringslagen och i många fall även årsredovisningslagen. En vanlig samfällighetsförening som endast förvaltar en gemensamhetsanläggning anses normalt inte bedriva näringsverksamhet oh är därmed inte bokföringsskyldig enligt bokföringslagen.
Resultatet blir att flera centrala begrepp i BAS-kontoplanen helt saknar funktion i samfällighetsföreningar:
- Intäkter
- Avskrivningar
- Resultat (vinst/förlust)
- Bundet och fritt eget kapital
Låt oss titta närmare på varför.
Inbetalningar som inte är intäkter
I de flesta samfällighetsföreningar bokförs uttaxeringen på ett 30-konto som ”intäkt”. Men enligt förarbetena till samfällighetslagen ska utgifts- och inkomststaten leda fram till hur stort underskott som medlemmarna ska täcka genom bidrag.
Lagstiftaren använder genomgående ordet bidrag, inte intäkt.
Ur strikt redovisningssynpunkt borde uttaxeringen därför bokföras som ett bidrag för att täcka föreningens strukturella underskott.
Samtidigt är jag fullt medveten om att nästan ingen kassör gör detta. BAS-traditionen är stark, och att ändra terminologin skulle sannolikt skapa mer förvirring än klarhet.
Avskrivningar
Ett företag skriver av sina anläggningstillgångar. Men en samfällighetsförening äger inte gemensamhetsanläggningen. Den ägs av delägarfastigheterna. Föreningen förvaltar anläggningen, men har ingen avskrivningsbar tillgång.
Återstår mindre inventarier: verktyg, dator, trimmer och liknande, men anskaffningsvärdena är normalt så låga att de inte hamnar i en avskrivningsplan.
Det gör begreppet ”avskrivningar” närmast poänglöst i föreningens redovisning.
Resultat
I en BAS-redovisning landar man i årets resultat: vinst eller förlust.
Men en samfällighetsförening har inte som syfte att generera vinst.
Ekonomin ska i stället vara:
- balanserad,
- förutsägbar,
- och innehålla avsättning till framtida underhåll enligt underhållsplanen samt en rimlig buffert för oförutsedda utgifter.
Resultatbegreppet tillför här mer dimma än klarhet.
Bundet och fritt eget kapital
I ett aktiebolag är det bundna kapitalet den del som inte får delas ut. I en samfällighetsförening förekommer ingen utdelning alls.
Eget kapital speglar endast Tillgångar minus skulder.
Och eftersom många samfällighetsföreningar har banklån, är negativt eget kapital både vanligt och helt okontroversiellt.
Att dela upp eget kapital i ”bundet” och ”fritt” blir därför meningslöst.
Så hur borde det fungera?
Det önskvärda vore att det fanns ett redovisningsprogram och en kontoplan anpassad till samfällighetsföreningar och som bygger på helt andra utgångspunkter än företags resultat- och balansräkningar.
Ett sådant system borde ge:
- underlag för utgifts- och inkomststat
- full transparens gentemot delägarna
- ett tydligt underlag för revisorerna när de ska skriva en revisionsberättelse
- en bedömning av om ekonomin är i balans över tid
- Redovisning utan företagsbegreppen ”intäkter”, ”kostnader” och ”resultat”
- och beaktan att föreningen inte är bokföringsskyldig enligt bokföringslagen när den endast förvaltar en gemensamhetsanläggning
Det vore en angelägen uppgift för något programvaruföretag att ta sig an.
Lycka till!
En skarp hjärna med en skarp betraktelse! Man
lär sig något nytt av dig varje gång.
Hej Arnold! Vad kul at du uppskattar min försök. Faran med BAS-kontoplanen är att om man inte vet vad man håller på med, är det lätt hänt att man lockas att bokföra som om samfällighetsföreningen vore ett vanligt företag. Mvh Björn
Tack Björn. Mycket bra sammanfattat om hur det ursprungliga syftet med kassaflödet i en samfällighetsförening egentligen borde fungera!
Jag delar din uppfattning fullt ut.
Däremot så har vi sett att det finns flera skäl att ändå utgå från BAS-kontoplanen.
– För att dra nytta av moderna redovisningsverktyg när det gäller fakturering, bankkoppling, rapportering av moms och arbetsgivaravgifter och mycket annat. Och inte minst den AI-hjälp som dessa verktyg kommer att införa i framtiden.
– För att logiken är allmänt känd och därför lätt att ta till sig.
För den intresserade så beskriver vi vår kontoplan här:
sharely.se/kontoplan
Hej Matti! Ja, du har rätt i det där med kassaflödet. Och jag vet att det finns vissa fördelar med BAS-kontoplanen, som du nämnder. Frågan är dock om inte logiken snarare är ett hinder, och lätt leder användaren in på att en samfällighetsförening är som vilket företag som helst. Mvh Björn
Detta är verkligen ett aktuellt problem för vår samfällighet, Vi använder en förenklad BAS-plan och den har fungerat så länge vi finansierat alla investeringar med egna fondmedel. Visserligen har det varit en blandning med investeringar och fondmedel bland resultatkontona. Nu måste vi komplettera med banklån för en asfaltering. Då blir det problem med ett negativt eget kapital och jag har ännu inte hittat någon lösning på hur amorteringen ska redovisas – vi redovisar nämligen uttaxeringen som intäkt. Att då bara redovisa amorteringen på balanskonton kommer inte att fungera. Jag måste hitta någon lösning och undrar över Sharely. Jag var inne på hemsidan och tittade och valde en gratisperiod men hittade ingen kontoplan eller någon ex på utgift- och inkomststat.
Hej Christel! Ja, det är ett elände när man försöker trycka ner en samfällighetsförenings redovisning i det företagsekonomiska regelverket, så som det är uttryckt i BAS-kontoplanen. Det går helt enkelt inte. Och om man gör det, så får man ta konsekvenserna: Det ser konstigt ut. Men om du tänker efter: Är negativt eget kapital verkligen ett problem? För vem i så fall? Medlemmarna är säkert mer intresserade av att uttaxeringen hålls på en rimlig nivå, att snöröjningen sköts ordentligt osv än storleken på det egna kapitalet i samfällighetsföreningens redovisning. Och man får hoppas att revisorerna fattar att detta är helt okej i just en samfällighetsförening. Mvh Björn