Av tradition har meddelanden i ideella föreningar skickats via brev. Kan man i dagens digitala värld använda mejl (e-post) i stället?
Brev på papper
En hel del korrespondens mellan medlemmarna och föreningen görs enligt tradition via brev, som skrivs på papper, undertecknas med avsändarens namnteckning och skickas med posten.
Det gäller exempelvis följande:
- Motioner till föreningsstämman.
- Fullmakter för ombud vid föreningsstämman (där ombudet har med sig och visar upp fullmakten på stämman)
- Anmälan om utträde ur föreningen
- Överklagan om beslut om uteslutning ur föreningen.
Mejl i stället
I den elektroniska värld som vi nu lever i uppstår frågan om denna korrespondens kan göras i form av mejl (e-post). Och hur ska det i så fall gå till?
Antingen kan texten finnas direkt i mejlet eller i ett word-dokument som bilaga till mejlet. Man kan tänka sig att avsändaren skriver ut texten på papper, undertecknar den och därefter skannar in det undertecknade originalet. Frågan är om ett sådant meddelande räknas som undertecknat.
Ingen lagstiftning
Problemet i ideella föreningar är att det inte finns någon lagstiftning som reglerar detta. Man får lita till vad som står i stadgarna. Men dessa är ofta ganska torftiga. Visst kan man snegla på hur det är i ekonomiska föreningar, men sådana så kallade analogislut är det inte säkert att en domstol godkänner.
Motioner i brevform
Jag tar här motioner till föreningsstämman som exempel på problematiken.
Det finns mycket skrivet om hur man lämnar motioner till föreningsstämman, och stadgarna brukar i bästa fall ta upp hur långt innan föreningsstämman som motionen ska vara inlämnad samt att styrelsen ska (bör) yttra sig över motionen och att den ska finnas med som ett ärende i kallelsen. Många stadgar säger att beslut endast får fattas i ärenden som funnits med i kallelsen.
Men där tar det stopp. Det står ingenting om vart motionen i brevform ska skickas eller lämnas. Ska det vara till postadressen som står på den ideella föreningens hemsida, om den har någon? Till styrelsens ordförandes (eller sekreterares) postadress så som den står på Eniro? Eller till folkbokföringsadressen som kan fås från Skatteverket.
Och hur bevisar du att du verkligen har skickat brevet? Ska du skicka det som rekommenderat brev? Ska du begära att styrelsen skickar ett kvitto på att den har tagit emot motionen? Och hur gör du om tiden går och du inte får något kvitto? Det blir bara krångligare och krångligare det här.
Motioner i mejlform
Det är delvis samma problem med en motion som mejlas. Till vilken mejladress ska den skickas? Hur ska du veta att den adressen är aktuell? Har föreningen en egen mejladress, kan du vara säker på att inkorgen töms regelbundet?
Sen har vi det där med underskriften. Ett brev undertecknas, helst med en penna med blå skrift, så att man förstår att det inte är en kopia. (Bolagsverket skriver lite lustigt på ett ställe på sin hemsida att det ska vara en blå penna(!) ) Bankerna har upparbetade system med så kallad kvalificerad e-underskrift genom Bank-ID, men en liten ideell förening kan knappast skaffa ett sådant system.
Vi har samma problem med SMS eller liknande tjänster.
Skriv i stadgarna
En tänkbar lösning är att i stadgarna utförligt beskriva hur man ska hantera motionerna. Men det blir en text på flera sidor om man ska täcka allt. Pust!
Eller lita på att det fungerar i alla fall
Om det är god sämja i föreningen kan man nog strunta i den hårda juridiken. En bra styrelse friar hellre än fäller, och tar upp allt som kan tolkas som en motion. Det är ju onödigt att väcka missnöje hos en intresserad medlem. Huvudsaken är att motionen kommer in i så god tid att den hinner komma med bland ärendena i kallelsen.
Det här gäller förstås inte motioner som kommer från en galning till rättshaverist som överöser styrelsen med motioner bara för att jäklas.
Likhetsprincipen
Likhetsprincipen är viktig. Alla medlemmar måste behandlas lika, annars blir det lätt missämja. Det är inte bra om en medlems mejlade motion godkändes, medan en annan medlems underkändes.
Kommentera gärna
Jag tar gärna emot kommentarer om bra lösningar som du har i din förening.
Reglera i stadgarna känns bäst, så styrelsen bör skaffa sig mailadress till alla medlemmar. Saknas mail för någon kanske vederbörande kan få kravet att anvisa annan medlem till vilken mail ska sändas.
Att även ange att ”medlemskap=OK till de krav GDPR ställer” vore 👍, om Integritetsskyddsmyndigheten godtar det är en annan femma…
Ideella föreningar där jag haft något att säga till om har i stadgarna lagt in skyldighet för styrelsen att viss tid före årsmötet ge skriftlig påminnelse om motions-möjligheten. Därvid bör styrelsen även informera om hur en motion skrivs – bl a vikten av en stringent att-sats, så årsmötet har ett exakt yrkande att ta ställning till.
Föreningsverksamhet är trevlig, och viktig – bl a som övning i demokrati!
Hej Sverker, vettiga synpunkter. Att lägga ansvaret på medlemmen att se till att styrelsen har rätt mejladress är intuitivt bra, men i praktiken fungerar det dåligt. Människorna har så mycket annat att ordna med i denna elektriska värld. GDPR är inget problem så länge föreningen använder mejladressen enbart till sådant som har med föreningsadministrationen att göra, dvs skicka kallelser till föreningsstämmor, debitera medlemsavgifter och liknande. Bra med tydliga instruktioner om hur en motion ska vara avfattad.
Och det där med demokrati är intressant, men helst någon form av direktdemokrati, och inte den urvattnade representativa demokratin som får mig att rösta blankt i allmänna val.
Mvh Björn