De allra flesta samfällighetsföreningar förvaltar en gemensamhetsanläggning som inte är en egen fastighet, utan anläggningen tillhör indirekt delägarfastigheterna. En sådan samfällighetsförening anses inte bedriva näringsverksamhet, och därmed blir redovisningen lite speciell.
Uttaxeringen
Uttaxeringen är egentligen ingen intäkt utan det är pengar som tas in från delägarna för att täcka verksamhetens underskott. Ett slags kapitaltillskott alltså. Men i många föreningar bokförs ändå uttaxeringarna som (momsfria) intäkter på ett 30-konto, trots att det egentligen inte är korrekt. Detta gör man för att resultaträkningen inte enbart ska bestå av kostnader och för att resultatet inte alltid därmed ska vara en förlust. En medlem som inte är insatt i redovisning kan då tycka att ekonomin är urusel i föreningen. Det är den inte, eftersom föreningen gör en uttaxering och dessa pengar gör att ekonomin blir i balans.
Så om uttaxeringen bokförs som en intäkt hamnar resultatet i resultaträkningen på ett nollresultat, vilket ser bra ut för medlemmar och andra som tittar på redovisningen. Självklart kan resultatet variera mellan åren, men på sikt ska det vara ett nollresultat.
Gemensamhetsanläggningen
Gemensamhetsanläggningen som samfällighetsföreningen förvaltar ägs inte av föreningen och ska därmed inte tas upp som tillgång i balansräkningen. Anläggningen tillhör medlemsfastigheterna. På motsvarande sätt är det med lån som samfällighetsföreningen har tagit. Dessa ska inte bokföras som skulder i balansräkningen. Lånen kan ses som att de hör till delägarfastigheterna. Detta rimmar bra med att föreningen har utmätningsrätt i delägarfastigheterna om uttaxeringen som behövs för att betala föreningens räntor och amorteringar inte betalas av delägaren.
I och med att anläggningen inte är någon tillgång ska inte heller avskrivningar bokföras i samfällighetsföreningens resultaträkning. Här skiljer det sig från hur det är i ett företag. Många kassörer som är vana vid företags redovisning gör misstag här.
Periodiseringar
Inte heller andra periodiseringar ska göras, exempelvis kundfordringar och leverantörsskulder. Inte heller uttaxeringen ska periodiseras; den hör inte till en viss tidsperiod, utan den är en momentan inbetalning det datum då den betalas, inte när debiteringslängden läggs fram på stämman.
Bokföringsskyldighet
Ideella föreningar som inte bedriver näringsverksamhet är normalt inte bokföringsskyldiga, och likadant är det med samfällighetsföreningar. Dock är föreningar som har tillgångar till ett marknadsvärde över 1,5 milj kr bokföringsskyldiga. Detta kan, som jag beskrev ovan, aldrig bli aktuellt i en samfällighetsförening som förvaltar en gemensamhetsanläggning, helt enkelt därför att anläggningen inte tillhör föreningen.
De enda tillgångar som Bokföringsnämnden anser kan bokföras i föreningen är egendom som föreningen förvärvar för att sköta gemensamhetsanläggningen, exempelvis datorer, traktorer och redskap. Men även dessa är enligt min mening delägarnas egendom och ska hållas utanför samfällighetsföreningens balansräkning. Likaså kassa och bankmedel.
Därmed kan en samfällighetsförening inte bli bokföringsskyldig på grund av bestämmelserna om tillgångarnas värde. Bara om föreningen driver näringsverksamhet kan den vara bokföringsskyldig och det fastslogs nyligen att tillhandahållande av nyttigheter kollektivt åt medlemmarna inte innebär näringsverksamhet.
Näringsverksamhet
Om föreningen däremot säljer något till medlemmarna eller till någon annan, kan det räknas som näringsverksamhet och då ska detta bokföras på samma sätt som i ett företag. Det kan vara att föreningen tillhandahåller elektrisk ström, vatten eller något annat enligt individuell mätning. Eller att föreningen åtar sig att sköta ekonomin eller vinterväghållning åt en annan samfällighetsförening.
Bokföringsnämnden anser att då blir hela verksamheten bokföringsskyldig.
Hur den löpande bokföringen ska avslutas vid årsskiftet
Vid räkenskapsårets slut görs ett avslut av räkenskaperna. I en bokföringsskyldig samfällighetsförening (ovanligt) görs detta genom ett årsbokslut (förenklat eller vanligt). I vanliga samfällighetsföreningar kan man kalla sammanställningen för bokslut, ekonomisk redogörelse eller årssammanställning. Jag föredrar årssammanställning eller årsberättelse.
Undvik benämningarna årsbokslut eller årsredovisning, för då måste du till punkt och pricka följa lagens bestämmelser om dessa.
Bokföringsprogram
I många samfällighetsföreningar ser man till att en av ledamöterna har kunskaper i ekonomi så att han eller hon kan sköta ekonomin i föreningen. Denna person känner sig ofta hemmastadd med ett traditionellt redovisningsprogram och BAS-kontoplanen och det ligger nära till hands att personen lägger upp redovisningen som om det vore ett företag. De övriga styrelseledamöterna protesterar inte och inte heller medlemmarna.
Men i en samfällighetsförening kan man faktiskt nöja sig med att bokföra pengar in – pengar ut i ett kollegieblock eller i ett Excel-ark. Och med utgångspunkt i detta göra en enkel årssammanställning.
Utgifts- och inkomststat
Inför upprättandet av debiteringslängden för uttaxeringen ska det göras en utgifts- och inkomststat, dvs ett slags budget. Ibland läser man att uttaxeringen ska göras för att täcka föreningens kostnader, men strängt taget är det inte kostnaderna, utan utgifterna (pengarna som ska betalas ut) som man ska täcka. En sådan utgifts- och inkomststat kan enkelt göra i Excel också.
Mig veterligen finns det inga bokföringsprogram som kan göra en sådan.
I en kommande artikel ska jag beskriva hur man gör en utgifts- och inkomststat.
Andra samfälligheter
Andra samfälligheter kan vara bokföringsskyldiga, exempelvis marksamfälligheter och allmänningar, men dessa går jag inte in på här.
På Samfälligheterna.se finns massor av information om samfälligeheter. Där medverkar jag också.
Tack Björn för en mycket bra introduktion i ämnet ekonomiredovisning, där jag inledningsvis googlade för få exempel på en förenklad ekonomisk redovisning för en gemensamhetsförvaltad samfällighetsförening. I vår förening vill ingen vara kassör då vi alltid, sen föreningen skapades på 1980 talet, haft en alltför avancerad årsslutsredovisning med resultatsrapport, balansrapport etc.
Jag vill se en modell, som du beskriver, med en mer enkel hantering, typ excel trx in/ut. Sen kanske man kan finna en enklare excel modell vid verksamhetsårets avslut, här skulle jag vara väldigt tacksam på exempel eller referenser antingen till skrifter eller verkliga föreningar som har haft samma problem som vi och som har löst det.
Förstår samtidigt att våra stadgar måste ligga i synk med ev. förändring
Givetvis har vi din bok från tidigt 1980 tal, men tiderna förändras ju och synen på de ekonomiska redovisningskraven förändras även de.
/Thomas
Hej Thomas! Tyvärr finns det inga referenser, ibland känner jag mig ensam, eftersom “alla andra” tycker att redovisningen i en samfällighetsförening ska vara som i ett företag. Märkligt. Men jag föreslår att ni kör denna förenklade modell och ni behöver knappast ändra stadgarna för detta. Och så här har det alltid varit, det är inget nytt. Alltså att tillgångarna tillhör medlemmarna, inte samfällighetsföreningen, det är det viktigaste. Mvh Björn
Hej!
Vår samfällighet kommer att avverka skog i höst. Skogen ligger på mark som samfälligheten äger gemensamt. Vi kommer att gå med vinst men under 1.5 milj. Vad bör vi tänka på när det gäller den ekonomiska redovisningen?
Med vänlig hälsning
Åse
Hej Åse Maria! Om det är så att det finns så pass mycket skog är det förmodligen en marksamfällighet och inte en anläggningssamfällighet, som mina blogginlägg handlar om. En marksamfällighet är ett eget skattesubjekt, och redovisningen görs som i ett företag. Delägarna beskattas för den utdelning som de får från samfälligheten. Det här är rätt krångligt, och jag råder dig att ta kontakt med en redovisningskonsult, som har erfarenhet av detta. Mvh Björn